Deux filles qui partagent des outils, des expériences et des astuces (des solutions!) pour sortir le chaos du quotidien. Que tu gères une organisation, ta propre business, des projets ou des événements, on offre chaque semaine des trucs simples pour te permettre de faciliter ta prise de décisions tout en simplifiant et en optimisant tes journées! À nous deux (Marylène Roy et Claudine Roussel) on combine +30 ans d'expériences en entrepreneuriat, événements, mobilisation, idéation et solutions-miracles!
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Documenter la mémoire de ton organisation sans te casser la tête – Partie 2 [Épisode 89]
Saison 3 · Épisode 89
jeudi 6 juin 2024 • Durée 23:04
Se faciliter la vie en organisation
C’est ici la suite de notre épisode et article précédent.
Que tu utilises Drive ou Sharepoint, que vous soyez deux ou douze dans ton équipe, la gestion documentaire devient rapidement un casse-tête!!!
On a développé notre méthode (très intuitive et bien à nous – comme toujours😉) pour classer nos dossiers. Cette méthode a été éprouvée et peaufinée au fil des ans et il nous fait plaisir de la partager suite à plusieurs demandes. Parmi les sujets que nos auditrices et auditeurs (et lectrices et lecteurs) nous ont demandé de couvrir en 2024, celui de la gestion de la mémoire d’une organisation est arrivé en tête de liste. Alors nous (re)voici!
Voici encore la liste des dossiers qu’on a créé dans la majorité des organisations qu’on a gérées.
Administration
CA et gouvernance
Communications
Développement
Équipements et bâtiments
Financement
Gestion financière
(cette première section est couverte dans notre épisode 88)
Innovation
Opérations
Relations externes
Ressources humaines
Service-client
Ventes
Innovation
Alors que Développement concerne du long terme, on retrouvera dans le dossier Innovation les projets ponctuels, les projets qu’on prévoit réaliser d’ici la prochaine année et les copies des tableaux blancs, par exemple.
Il faut voir ce dossier comme une salle de jeux et de créativité.
Contrairement à plusieurs autres dossiers qui nécessitent de l’ordre, c’est un des endroits où on aime que tout soit pêle-mêle. Un affichage en Très grandes icônes (surtout si on a beaucoup de photos ou captures d’écran) permet de voir la galerie de toutes les idées.
Ce dossier est un super endroit pour documenter l’origine de certains projets (devenus des opérations) avec les notes quant à l’idéation initiale, quant au “pourquoi” on l’a mis en place. On peut également y consigner les indicateurs et les suivis pour témoigner du succès ou non de l’initiative.
La clé : la constance
Dans nos tâches de Quadrant II : on suggère de prévoir à l’échéancier 2 fois par an de passer voir dans Innovation pour faire des suivis et pour s’inspirer.
Toutes les méthodes sont bonnes pour enregistrer les inspirations (courriels, captures d’écran) : on peut les enregistrer directement dans le dossier (en les nommant clairement), avoir un document avec des liens vers nos propres padlets, ou vers nos tableaux Pinterest. On peut prendre des photos de nos inspirations ou les inscrire sur des serviettes de table (que l’on photographie également!).
L’idée, c’est de passer là pour s’inspirer, se motiver. Les bonnes idées qui sont semées dans ce dossier peuvent vivre dans l’année ou plus tard (si on voit qu’il s’agit de développement à long terme, on peut transférer dans Développement).
Le vide
Si ce dossier est vide, eh ben ça témoigne d’une absence d’innovation, d’inspiration, de créativité dans l’organisation ou encore de rigueur dans le dépôt des idées à cet endroit. C’est là que des rencontres d’équipe de type Lac-à-l’Épaule (2 fois par an minimum) et même des tâches récurrentes individuelles (par exemple aux 2 mois) pourront permettre de rappeler aux membres de l’équipe de faire le transfert des idées ici. En se laissant des indices (favoris sur internet, sous-dossier Innovation dans la boite courriel), cette tâche récurrente ne prendra que quelques minutes!
Pour réagir dans l’urgence
Quand un budget (subvention, commandite) tombe de façon impromptue, avec 10 jours de délai, on peut puiser ici (dans les semis) pour compléter des appels de projets (ça, c’est un cas vécu!).
Le stationnement à idées
Lorsqu’on pilote des ateliers d’idéation / design thinking, la première chose que l’on crée, c’est un stationnement à idées pour y mettre les idées qui émergent hors du contexte ou de l’activité. Parce qu’une mauvaise idée est souvent une bonne idée avec un mauvais timing (ne dit-on pas que “avoir raison trop tôt c’est avoir tort”?).
Documenter la mémoire de ton organisation sans te casser la tête - Partie 1 [Épisode 88]
Saison 3 · Épisode 88
vendredi 26 avril 2024 • Durée 25:02
Que tu utilises Drive ou Sharepoint,
que vous soyez deux ou douze dans ton équipe,
la gestion documentaire devient rapidement un casse-tête!!!
On a développé notre méthode(très intuitive, pas du tout scientifique et bien à nous - comme toujours) pour classer nos dossiers. Cette méthode a été éprouvée et peaufinée au fil des ans et il nous fait plaisir de la partager suite à plusieurs demandes. Parmi les sujets que nos auditrices et auditeurs (et lectrices et lecteurs) nous ont demandé de couvrir en 2024, celui de la gestion de la mémoire d’une organisation est arrivé en tête de liste. Alors nous voici!
Voici d’abord la liste des dossiers qu’on a dans la majorité des organisations qu’on a gérées.
Administration
CA et gouvernance
Communications
Développement
Équipements et bâtiments
Financement
Gestion financière
Innovation
Opérations
Relations externes
Ressources humaines
Service-client
Ventes
Et maintenant, un peu de détails sur le contenu de chacun ;)
Administration
C’est ici qu’on aura toutes les traces administratives de l’organisation : les assurances, les bases de données, les codes d’accès, les immatriculations d’entreprise, etc. Pas de gouvernance (lettres patentes, CA) ni de finances ici. Tout ce qui doit être archivé et qui porte sur le “contenant” qu’est l’organisation (par opposition à son “contenu” que seront ses opérations). On y retrouve les données relatives au personnel (pas les documents de versement de paie, qui eux seront dans la Gestion financière), mais la paperasse d’embauche, d’assurance, de congés. On y met également le sous-dossier Formation qui permettra de stocker les présentations et notes des formations auxquelles assistent les membres de l’équipe. C’est la bibliothèque de l’organisation. Et souvent, quand on ne sait pas où mettre quelque chose, c’est là que ça va!
5 étapes pour reprendre le "contrôle" quand tout s’emballe [Épisode 79]
Saison 3 · Épisode 79
mardi 11 juillet 2023 • Durée 20:57
Alors que la fin d’année scolaire arrive mais que les vacances se font attendre, alors que le renouveau du printemps fait place au ralentissement qui vient avec l’été et la chaleur, on se retrouve souvent devant beaucoup de travail à abattre, beaucoup de stress accumulé, des émotions qui s’emballent et l’impression qu’on n’y arrivera pas. On présente dans cet épisode notre processus en 5 étapes pour sortir du tumulte et voir plus clair.
Étape 1) Ralentir (ou même arrêter)
D’abord, la première étape c’est de prendre le temps de t’asseoir, méditer, mettre de la musique, prendre un congé, marcher en nature. Arrêter la spirale des pensées. Prendre une pause. Et surtout laisser les appareils (téléphones, ordinateurs) de côté. Quinze minutes, une heure, une journée : vas-y avec ce qui est possible, mais ne retarde surtout pas cette étape parce que tu n’as pas le temps! Fais le temps.
Le but : permettre au tumulte de ralentir pour que ce qui reste constamment en suspens se dépose.
Étape 2) Sortir le trop-plein
On poursuit avec l’exercice de la “rage sur la page”. Prends quelques feuilles de papier (un cahier ou des feuilles mobiles) et mets 20 minutes sur ta minuterie préférée. Réponds maintenant à ces questions : qu’est-ce qui me fâche, qui me rend amère, qui m’enrage? Fais des phrases complètes : “Je suis fâchée contre X de m’avoir fait Y qui m’habite encore aujourd’hui. Je suis déçue de Z de m’avoir dit W.” Tu peux aller loin dans le passé, revenir à hier, retourner il y a 10 ans. Tout ce qui te fâche a sa place sur ces feuilles.
Le but : dénouer ces émotions, regarder en face ces déclencheurs, mettre des mots sur des impressions, sortir le trop-plein (qui se mêle à ton quotidien).
Étape 3) Identifier ce qui est vraiment important pour toi
Comme troisième étape, on te demande d’explorer à l’écrit : Si demain matin tu apprenais qu’il ne te reste que 6 mois à vivre, que ferais-tu, qui verrais-tu, quelles conversations aurais-tu? Et pourquoi? De quoi seront faites tes GRANDES et tes petites journées? Tu peux te donner un autre 15-20 minutes pour faire cette liste. Tu peux également la laisser mijoter un peu, y revenir durant la journée. Relis par la suite ta liste et identifie les thèmes qui reviennent (famille, amitié, spiritualité, connexion, liberté… etc.).
Étape 4) Dresser la liste de ce que tu dois/veux faire et que tu reportes
C’est maintenant le temps de regarder ce qui se tient sur ta liste mentale et qui se retrouve sans cesse relégué au lendemain. Ce qui revient quand tu es sous la douche, entre deux rencontres, dans tes conversations familiales (le rendez-vous à fixer que tu oublies, l’ami.e que tu omets d’appeler, l’estimé de travaux que tu n’as pas demandé, le formulaire de remboursement de dépense que tu n’as pas soumis, la réclamation aux assurances, le rendez-vous chez le toiletteur, la sauvegarde des photos de ton téléphone sur le disque dur familial, etc.). Passe un 15-20 minutes pour dresser la liste, puis relis-la en identifiant à quel thème important pour toi ces items réfèrent. Évalue la priorité de ces items en fonction de ce qui s’est révélé comme thèmes importants pour toi.
Étape 5) Faire une première action sur cette liste (idéalement parmi les plus prioritaires)
On te garantit un rush de dopamine/endorphine quand tu auras réalisé cette tâche importante et alignée avec tes valeurs. Un doux mélange de fierté, d’accomplissement, d’alignement, de sérénité, de plénitude.
Ces 5 étapes permettent de “reprendre le contrôle” (bien qu’on n’aime pas trop la notion de contrôle parce qu’on le voit comme une illusion…), de retrouver la pleine responsabilité de ton bonheur et de ta quiétude.
Pour avoir fait ce processus plusieurs fois, on peut te dire que la motivation retrouvée suite à ces étapes (motivation qui n’est pas illusoire, mais connectée avec nos valeurs profondes) est génératrice de grandes choses. Reste à savoir ce qui se retrouvera sur ta liste et ce que tu en feras…
Ne demande plus jamais la permission! [Épisode 78]
Saison 3 · Épisode 78
mardi 13 juin 2023 • Durée 09:48
En gestion de projets et d’événements, la phase importante (et souvent escamotée…) est celle de l’évaluation : est-ce que c’est une réussite ou est-ce une opportunité d’apprentissage? Mais pour qu’existe cette phase importante, on doit d’abord avoir “fait” quelque chose. L’immobilité est notre plus grand ennemi quand vient le temps d’innover. Et en matière de projets et d’événements, la gestion par comité vient souvent compliquer les décisions quant aux actions à poser. Notre mot d’ordre : “tu seras toujours mieux de demander pardon que de demander la permission!”
Bien sûr, on ne parle pas ici de contrevenir aux lois ou aux règlements! Mais quand tu élabores des nouveaux projets, quand tu gères tes équipes, quand tu ajoutes des améliorations à un événement ou que tu en crées des nouveaux, voici les deux choses à retenir :
Utilise les données comme base d’inspiration
Puis vas-y! crée un prototype, teste une solution (bouge!)
Mais ne demande PAS constamment la permission!
Te perdre dans l’analyse, faire approuver des détails, tomber dans les aspects “micro” en demandant au client, au membre ou aux administrateurs de confirmer l’heure, la couleur de l’affiche, le coût du billet, la publicité dans tel ou tel média, mettre 2 ou 3 bénévoles à l’accueil, etc. c’est se condamner à l’échec! En fait, c’est se condamner à dessiner un chameau au lieu d’un cheval (parce qu’on le dessine en comité) ou pire : à l’immobilité, qui est l’échec ultime parce qu’on a rien à en tirer, rien à en apprendre. L’adage le dit : “Prends des risques, si tu réussis tu seras heureux, si tu échoues tu seras sage.” (auteur inconnu)
Ne pas demander la permission, c’est éviter de noyer le poisson (non, Claudine, pas le bébé - passe écouter le podcast pour comprendre ;)).
Ton but, c’est donc de :
Rechercher l’étincelle, l’inspiration, ce qui suscite les passions (ensemble, en groupe)
Faire un “brouillon de merde” (shitty first draft), un prototype, quelque chose qui devra clairement être amélioré, mais qui au moins existe
La force du Plan B
Saison 3 · Épisode 77
mardi 16 mai 2023 • Durée 17:24
Quand la vie tire le tapis sous nos pieds et que l’objectif qu’on visait part en fumée, on se dit qu’on aurait dû se prévoir une alternative. C’est exactement dans une telle situation qu’on a découvert tout le pouvoir d’être en mode “Plan B”.
D’abord, lorsqu’on démarre un projet, on identifie le résultat précis que l’on vise, qui nous donne la direction à prendre (qui constituent ensemble le Plan A). Chaque geste ou action que l’on posera par la suite visera à atteindre ce résultat. On sait que dans un vol de 10 000 km, si le pilote de l’avion change sa trajectoire d’un simple petit degré, il pourra finir sur un tout autre continent que celui qu’il visait au départ. Et c’est le grand danger de n’avoir que le Plan A. Dès qu’un élément externe s’invite ou que quelque chose ne se passe pas comme prévu, on doit déployer une quantité immense d’énergie, d’efforts et de ressources pour ajuster notre course et forcer le projet à revenir dans l’axe prévu au départ.
La solution?
Se permettre d’être en mode Plan B. Être en mode Plan B, c’est être à l’aise à ce qu’un résultat différent existe (point B) ou à ce que le chemin pour s’y rendre soit différent (trajet B). Identifier consciemment un scénario alternatif de succès permet :
de lâcher prise (incluant d’éliminer de la rigidité et de se libérer (de l’illusion) du contrôle),
d’adopter une posture d’ouverture aux opportunités, aux synchronicités.
C’est quoi un bon Plan B
Le meilleur Plan B est celui qui est autant sinon plus intéressant que le scénario initial (Plan A). C’est celui qui nous fait dire que l’un ou l’autre des scénarios peut arriver et on sera tout aussi heureux, serein, fier [insérer ici le qualificatif que tu veux ;)]. Le plan qui te fait dire : “À la grâce de Dieu”, que ce qui doit arriver arrive!
Le Plan B, c’est une stratégie d’adaptation (et un réflexe à développer) qui apporte :
du pouvoir (sur l’issue et le processus)
une posture d’adaptation
Un duo improbable d’outils pour prévenir au lieu de guérir
Saison 3 · Épisode 76
mardi 25 avril 2023 • Durée 16:32
Le chaos peut s’inviter rapidement dans notre quotidien et nous forcer à réagir. Au lieu d’être en mode urgence ou en mode réparation (en mode guérison) on propose ici un duo improbable pour intégrer la prévention. Le duo est improbable parce que ces deux outils sont l’un technique et logistique (un échéancier!) et l’autre plus spirituel et introspectif (la méditation!).
Échéancier ou mettre à l’agenda
Si on laisse aller le quotidien, c’est très facile de tomber en mode “réagir aux échéances”. Et pourtant, la plupart des “urgences” sont prévisibles. Plusieurs échéances sont connues longtemps à l’avance et plusieurs tâches que l’on gère ou exécute sont ponctuelles et positionnées dans le temps. L’outil de prédilection pour éviter que les échéances deviennent des urgences est un échéancier. Malheureusement, un échéancier n’est pas universel et pour être efficace, il doit refléter la réalité de celui ou celle qu’il sert. Alors la première étape consiste à prendre un moment (un moment de quadrant II, c’est-à-dire important et non urgent) pour documenter les responsabilités et les échéances. Noter dans un fichier excel ou Airtable ce qui s’invite dans ton quotidien sur une année est le PLUS BEAU CADEAU qu’on peut se faire.
En listant par mois, le responsable, les projets et les actions/tâches à faire, on peut dresser la liste des échéances prévisibles et éviter d’inviter le chaos. Suggestion : si un élément doit arriver à une date précise, mettre cette information dans une colonne “Notes” et conserver l’information par mois.
Adopter un échéancier, c’est aussi adopter la posture d’anticiper les échéances. Dès l’arrivée d’un nouveau projet/dossier, on développe le réflexe d’en extraire les dates importantes et de les ajouter à l’échéancier global. Idéalement, tous les éléments qui nous concernent sont par la suite transposés dans notre agenda/calendrier permettant de fixer ces échéances dans le temps et d’éviter d’avoir à consulter l’échéancier en plus de son propre agenda.
Le but est simple : sortir les petites choses qu’on retient dans sa tête sans les écrire et qui drainent de l’énergie, bouffent notre efficacité et nous réveillent avant l’aube.
Pour enfin arrêter de dire “un jour…”
Saison 3 · Épisode 75
mardi 4 avril 2023 • Durée 15:38
T’entends-tu parfois dire (ou penser) : “j’aimerais tellement…” ou “quand j’étais plus jeune, je rêvais de…” ou “si ça n’était pas de (une situation/une personne), je m’écouterais et je ferais…” Dans cet épisode, on veut te proposer une nouvelle façon de regarder une opportunité, un désir, une vision. La nouvelle question qu’on propose est la suivante : est-ce que c’est “un jour…” ou c’est le “Jour 1 de…”?
Pourquoi?
D’abord, loin de nous l’idée de se faire sentir coupable de ne pas être dans l’action (et on déteste toute forme de coaching qui prône cette idée de toujours “faire”!).
Il y a un temps pour tout :
un temps pour s’inspirer, pour s'asseoir, pour méditer, pour entrer à l’intérieur de soi,
un temps pour s’informer, pour amasser de l’information, pour consommer de la formation,
un temps pour créer
(plusieurs de nos journées sont composées d’un peu de tout ça!)
un temps pour bouger, pour se placer dans l’action, pour poser le premier geste.
C’est illusoire de penser qu’on peut toujours être dans l’action (et c’est malsain de se faire sentir coupable de ne pas être systématiquement dans l’action!). S’imposer un plan d’action et des gestes quotidiens alors qu’on hésite sur la vision, c’est la recette pour se brûler et se décourager.
Rêver, s’inspirer, s’immobiliser : c’est nécessaire à certains moments. Encore plus pour les “Generators” selon le human design (70% de la population). (Si le sujet t’intéresse, passe voir cet article Q&A sur Goop). Le Generator (une génératrice - une locomotive qui produit sa propre énergie vitale à l’infini) doit adopter la stratégie d’attendre pour répondre (wait to respond). Tenter d’initier le mouvement sans percevoir un “indice” de bouger fait souvent avorter les projets du Generator. Lorsqu’il applique sa stratégie et qu’il répond à un élément déclencheur, le Generator est une force vive difficile à arrêter, un rassembleur qui peut réaliser à peu près tout ce qu’il entreprend. (Claudine a personnellement vécu cette situation des dizaines de fois, en se “forçant” à démarrer, à lancer la conversation, à aller aux devants des projets sans attendre de ressentir un élément déclencheur. La découverte de cette stratégie et du human design a changé sa vie (oui, oui, rien de moins!).
À plusieurs reprises, dans le podcast ou les formations, on parle de notre utilisation des tableaux de visualisation. On a décidé de partager la pratique de Claudine pour la création de ses tableaux de visualisation.
C’est connu, les stratégies, les outils, les systèmes, on en mange. On aime tout ce qui nous aide à passer efficacement du point A au point B. Mais encore faut-il qu’il existe, le fameux “point B”!
Quand on entame un projet, on a souvent une vision claire (des objectifs, des indicateurs, des résultats visés). Mais ça n’est pas toujours le cas (surtout dans les projets plus “personnels” ou dans notre carrière (ou même notre vie). Sans une vision de ce à quoi un demain idéal pourrait ressembler, on peut tomber facilement dans l’errance. Pour trouver l’alignement et donner un sens à nos gestes du quotidien, on veut pouvoir les rattacher à nos valeurs, à une destination (même vague ou imprécise), nos grands objectifs de vie (ou au moins à comment on veut se sentir).
Claudine a décortiqué les étapes de confection de ses tableaux de visualisation.
Les étapes
Le processus de création du tableau de visualisation se déroule à quelques moments, sur toute l’année. (Pour l'article complet relatant les propos de Claudine, passe sur quedessolutions.com dans la section Articles & Podcast :)
Pochette remplie de coupures de revues : mots et images
Revues
Conservation
Sélection principale
Du temps…
Rétrospective
Intégration
Archives
Cartes sur table
Thèmes
Support
Bricolage
Près des yeux…
Abandonner/décrocher
Le but d’un tableau de visualisation, ça n’est pas d’être un plan d’action. Il ne fait pas partie du quotidien, on ne travaille pas “dessus” ou “dedans”. Il inspire, il est la représentation matérielle de désirs, de visions, de valeurs, d’émotions désirées, de rêves. Construire son tableau, c’est appuyer le doigt à la surface de l’eau. On n’a pas à créer des vagues constamment, en restant sur le bord de l’étang. On traverse la surface une fois et on laisse les ondes se propager, jusqu’au bout, et revenir amplifiées.
Une tâche… Deux impacts pour prendre soin de toi de demain [Épisode 73]
Saison 2 · Épisode 73
lundi 30 janvier 2023 • Durée 10:12
On propose ici une façon différente de voir l’exécution de ton travail. Et ça part de l’empathie, la capacité de s’identifier à l’autre dans ce qu’il ressent. Mais pas celle pour les autres (bien qu’on l’utilise souvent en design thinking), l’empathie pour “toi de demain” ou “toi du futur”.
Euh? Quoi?
Reste avec nous!
Ce qu’on te suggère ici c’est d’analyse une tâche/responsabilité en visant que celle-ci n’ait pas seulement l’impact direct prévu (ex. produire le document de présentation pour ton prochain conseil d’administration), mais d’ajouter au moins un autre impact, un autre bénéfice à cette tâche. Dans notre exemple, ce sera le fait de penser ton document, au départ, en tant que futur “modèle” pour tes autres présentations (et non pas seulement pour servir son présent dessein). Tant qu’à investir 2-3h pour la création d’un document, le fait de prendre soin de “toi de demain” en prévoyant déjà une copie “Modèle”, où tu gardes les titres et les cadres d’images et de photos, où tu ajoutes déjà un sujet que tu sais devoir présenter au prochain CA, te permet d’utiliser ton présent focus pour créer un autre impact, plus tard.
La création de modèles est devenue, chez Que Des Solutions, un automatisme. Tout est pensé en fonction d’être réutilisé. On a même poussé le concept plus loin, en créant le modèle et en créant déjà le prochain document (ex. ordre du jour, rapport annuel, récapitulatif pour l’équipe). Résultat : à mesure que les événements arrivent (présence médiatique, rencontre de laquelle on prend des photos, suivi d’un nouveau mandat), on l’ajoute au document (quelques mots, une photo) pour que le “nous de demain” ait déjà plusieurs éléments en main au moment de produire le document.
Dans la confection d’un rapport annuel, cette habitude de dupliquer l’impact des tâches permet de développer le réflexe de regrouper l’information à mesure, de la colliger dans un document (ou une table Airtable) et d’éviter d’attendre à la dernière minute et ameuter les collègues pour produire un document à temps pendant une semaine!
La même chose s’applique aux réunions. Les plus formelles possèdent habituellement un ordre du jour, mais même les réunions plus informelles entre collègues mériteraient d’en avoir un. Encore mieux, en utilisant des outils comme Beenote ou Asana, on peut avoir accès à nos modèles d’ordre du jour et produire des comptes-rendus de façon instinctive, seulement en prenant des notes dans des réunions ou des sous-tâches.
Fais pas juste lâcher prise… Abandonne! [Épisode 72]
Saison 2 · Épisode 72
lundi 16 janvier 2023 • Durée 18:58
Si tu lis ces mots, tu te dis peut-être (comme nous la première fois) : “Oh non non, moi, abandonner : jamais!” La première fois que le concept nous a été présenté, c’est un formateur qui tenait un bâton entre les deux mains et qui disait : “Oui oui, vous lâchez prise (mais il lâchait une main, puis l’autre, sans jamais lâcher le bâton). Moi, je vous suggère d’abandonner!” (et il laissa alors tomber le bâton par terre). Tu visualises le moment (avec le bruit)?
Et le mot fait encore plus réagir ceux qui ont eu à guérir une blessure d’abandon. Si c’est ton cas, on t’envoie plein d’amour. Et on te suggère de rester ouvert.e à explorer le concept.
Quand tu formules une intention claire + que tu la lances dans l’Univers = l’Univers conspire à t’apporter ce que tu demandes. Ce n’est pas magique. Tu le sais, tu l’as déjà vu/vécu. Prends quelques secondes pour te souvenir d’un moment où tu as reçu exactement ce dont tu avais besoin dès que cette demande est devenue claire. Ça avait l’air d’arriver par magie. Mais non. C’est quand tu 1) abandonnes l’illusion du contrôle, que tu 2) formules en toi une intention claire et que tu 3) l’assumes pleinement et la déclares (à l’écrit ou à l’oral, mais en-dehors de ta tête) que tu déclenches ta magie.
Le bout d’abandonner est HYPER important (sinon, tu te donnes des objectifs, tu fais des plans, tu calcules et tu te convaincs que tu n’as pas assez d’argent, de temps ou de contacts pour arriver à ce que tu désires.)
On réfère à ce concept en le nommant “manifestation” et s’il t’est étranger, mais qu’il t’intéresse, une super auteure pour aborder ces concepts est Gabrielle (Gabby) Bernstein.
Et maintenant, un peu plus sur la résistance. Celle que tu as sûrement ressentie à la lecture du mot “Abandonner”. Steven Pressfield en parle dans son livre “The War of Art” (à lire absolument!). Il analyse la résistance qui apparaît automatiquement dès qu’on vise à passer à un état “supérieur”, à la prochaine étape. Que ce soit dans l’écriture d’un livre (le propos de départ de Pressfield), dans un projet de perte de poids, dans la planification d’un voyage, dans la création d’une entreprise, dans un projet de retour aux études, toute volonté de passer au “niveau supérieur” créera de la résistance. C’est un fait (donc il faut cesser de te culpabiliser d’y faire face). La résistance est à l’acte de se transformer ce que l’ombre est à la lumière, dès que l’un apparaît, l’autre est créé.
CA et gouvernance
Ici, on reproduit le “cartable de compagnie” : lettres patentes, règlements généraux, ordres du jour et procès-verbaux des rencontres du CA, résolutions, etc. On y tiendra aussi le “Dossier/Étui du parfait administrateur”, un dossier partagé aux membres du CA qui inclut des copies des réglements généraux à jour, des coordonnées des membres du CA, de la planification stratégique à jour, des différentes politiques, du formulaire de frais de rempboursements, etc.). S’y trouvera aussi le Dossier partagé aux membres du CA : il inclut le Dossier/Étui et surtout les dossiers des réunions (par année, puis dates) avec ordresdu jour, procès-verbaux, résolutions, documents joints. C’est dans ce dossier qu’on doit retrouver les archives des décisions. Attention : on ne partage que les parties nécessaires de ce dossier au CA (pour éviter de les surcharger et de partager des informations qui ne devraient pas l’être).
Communications
On trouvera ici tous les éléments de marketing de l’organisation. Stratégie, éléments graphiques, publicités, images, logos (les nôtres, ceux de nos partenaires). Une grande décision doit se prendre lors de la composition de ce dossier : par année/édition ou par sujet.
On préconise par sujet (d’abord), puis par année, surtout parce que ça laisse des indices, ça démontre ce qu’on fait. Et si tu utilises l’échéancier performant Que Des Solutions, tu sais que les tâches sont en lien avec des Secteurs et des sous-dossier. Comme c’est plaisant quand tout est “raccord” et qu’on se retrouve facilement entre l’échéancier et l’arborescence.
Attention : quand on utilise de l’infonuagique (ex. sharepoint) on peut se retrouver avec des avertissement en lien avec la longueur du nom des fichiers (le chemin d’accès + le nom du fichier). Le mieux est toujours de couper au plus court (et idéalement d’éviter les espaces et les accents… ce qu’on déteste personnellement!)_eurk_re-eurk_!
[La suite sur www.quedessolutions.com]
Ne pas attendre la confirmation que TOUT LE MONDE va aimer ça pour aller de l’avant
Si tu fonctionnes en comité (conseil d’administration, comité organisateur, comité de régie, etc.), ce forum est là pour orienter, pour donner des grandes lignes et développer des stratégies, tout au plus. Ces gens sont des alliés (et s’ils ne le sont pas déjà, assure-toi de développer des liens de confiance avec eux). L’inspiration sera captée par ces gens et transformée en stratégies qui nourriront tes actions.
La tactique, les actions concrètes, les prototypes qui seront testés et analysés, c’est toi comme gestionnaire d’événement ou de projet qui les pilote. Ton travail au niveau de l’inspiration, c’est de t’assurer qu’elle remonte à tes comités/CA. Comment on fait ça : en amassant des commentaires et des données de la clientèle et en restant à l’affût de ce qui se fait ailleurs (dans l’industrie et dans d’autres industries). Ces informations viendront nourrir l’inspiration et donner vie aux stratégies.
Rappelle-toi que la plupart des gens qui sont dans tes comités (administrateurs, membres), ont été interpellés par la mission de ton organisation, mais qu’ils ne sont pas des professionnels dans les dossiers qui leur sont présentés (développement de marchés, finances et financement, développement stratégique, partenariats, gestion de risques, gouvernance). C’est à toi, comme gestionnaire que revient le devoir de présenter de l’information pertinente et analysée qui aidera à guider leurs orientations.
... La suite ici https://quedessolutions.com/podcast/
Rappelle-toi qu’on peut t’aider si tu as envie d’intégrer l’innovation dans tes événements/projet (notre service La Design) ou tu peux bien sûr explorer le sujet plus en profondeur en autodidacte (en te procurant ta copie du Event design handbook).
de la flexibilité.
En l’utilisant assez souvent, on finit par identifier rapidement dans une situation donnée les éléments sur lesquels on a du contrôle de ceux qu’on ne contrôle pas. Et parmi ceux qu’on contrôle toujours se trouvent nos gestes, nos actions et l’interprétation que l’on a des événements. Le mode Plan B permet de ne pas se placer en victime d’une situation.
Et le processus est relativement simple :
identifier le projet et le Plan A
élaborer un Plan B (qui réponde aux objectifs - qui se rapportent au final à être heureux, être entouré, aimer/être aimé, se réaliser)
ressentir la flexibilité, la libération du contrôle et l’espace qui se crée pour les opportunités et les synchronicités.
Un Plan B, c’est un passeport intérieur vers la liberté qui permet d’éviter de se sentir victime des éléments externes en saisissant son propre pouvoir, en adoptant une posture de flexibilité et d’adaptation. Un Plan B ouvre la porte aux opportunités et confirme qu’on accepte que le succès d’un projet ne passe pas uniquement par notre vision individuelle et initiale. Il invite l’Univers à conspirer avec nous (et pour nous) à la réalisation de nos objectifs, quels qu’ils soient.
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Méditer
À l’autre bout du spectre, notre second outil/pratique vise à prendre un temps pour s’asseoir et méditer avec une méditation guidée (celles de Gabby Bernstein (en anglais) ou le programme interactif Headspace sur Netflix (disponible en français)).
L’invitation est simple : faire de la place au quotidien à des moments d’introspection, de relaxation, de méditation. Pour Claudine, c’est au moment de se refaire un café (donc plusieurs fois dans la journée!), elle prend un petit 3 ou 5 ou 10 minutes pour une méditation guidée avec Headspace.
“Guidée”, vraiment? Oui! Tout comme l’athlète professionnel prend les services d’un coach pour guider ses entraînements, on a avantage à ne pas simplement compter sur soi et à se laisser inspirer. Être capable de faire quelque chose seul ne veut pas dire qu’il soit nécessaire de le faire seul. La méditation guidée permet de se laisser porter, de s’abandonner, de se laisser guider.
Accepter de se laisser guider, c’est se dire : “Je n’ai pas besoin d’être systématiquement la personne qui fait, j’ai le droit d’être la personne qui est.” Encore? “Je n’ai pas à être toujours la personne qui FAIT, je peux être la personne qui EST.”
Pas nécessaire de s’asseoir sur un coussin et de brûler de l’encens. Le moment d’introspection que l’on propose peut aussi être dans la marche, en lavant la vaisselle, en pelant des légumes.
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Comment? : en écoutant
La première étape, c’est d’écouter l’inspiration, la vision - de l’accueillir. Qu’il trône sur ton tableau de visualisation ou qu’il te vienne quelques fois par année, ton désir/ta vision mérite d’être accueilli et abordé. C’est le vieux rêve de partir en sac à dos avec une amie et faire un tour de l’Europe? ou créer tes propres bijoux? ou renouer avec une ancienne connaissance? ou changer de carrière et retourner aux études? Peu importe ce désir, lorsqu’il émerge, on te propose de :
l’accueillir
sans jugement
sans le refouler
et de te déposer assez longtemps pour lui poser LA question
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La prochaine fois que tu entames un suivi de fournisseur, un nouveau projet ou une portion de tâches/responsabilités (surtout si elles sont récurrentes), on te suggère de te poser la question :
comment puis-je faire une fois cette tâche et en récolter plusieurs fruits?
C’est une invitation à sortir de la pensée très linéaire d’échanger de l’argent contre du temps à faire des tâches. Cette pensée “employée”, très liée à l’aire industrielle, ne te fait pas toucher à ton plein potentiel. Ne pas voir la tâche comme des minutes à passer, mais comme une occasion d’utiliser ton temps et tes efforts comme un levier, pour plus tard, te permet d’optimiser les minutes que tu passes. Et c’est une façon d’exprimer toute ton expertise!
Voici quelques questions pour te permettre d’entamer la réflexion sur les tâches/responsabilités dont tu pourrais déjà dupliquer l’impact : demande l'accès au document ici.
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Abandonner c’est sortir de sa zone de confort, c’est viser le niveau supérieur. Abandonner, donc, créera de la résistance en toi.
Alors on est pris avec la résistance et il faut forcer et ramer à sens contraire?? Non, pas du tout. Il existe plein de trucs pour plonger dans la résistance, la contourner ou lui retirer son pouvoir sur nous. On en préfère un plus que les autres.
LE truc (qui nous vient de Mel Robbins, on l’adore!) 👍:
5… 4… 3… 2… 1… action.
Voilà (pour vrai).
Quand tu penses à faire le geste, l’action, la prochaine étape de ton projet, avant même que la résistance (le doute, la petite voix plate) ait le temps de se manifester, tu démarres ton décompte (dans ta tête ou tout haut)
5…
4…
3…
2…
1…
Go (ou action, allez-hop, bref choisis ton mot). Et tu y vas!
Après avoir focusé sur le décompte (qui permet à ton cerveau de se concentrer sur une tâche précise et qui met en sourdine la résistance), tu te lèves et tu vas faire la tâche/action qui te permet d’avancer ton projet. C’est presque trop simple. Et ça marche!
Pour l'article de blog complet lié à cet épisode, viens nous voir sur quedessolutions.com.
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